Zeitmanagement
In Zeiten von Multitasking und grenzloser Kommunikation wird unser Leben von Schnelllebigkeit und Gleichzeitigkeit dominiert. Doch was tun, um nicht auf der Strecke zu bleiben? „Jeder kann lernen, die eigene Zeit zu beherrschen, anstatt sich von ihr beherrschen zu lassen“, bekräftigt die Personalentwicklerin und WIFI Zeitmanagement-Trainerin Mag. (FH) Birgit Zinöcker.
Ziele setzen
Das entscheidende Kriterium im Zeitmanagement ist das Setzen von Zielen und Prioritäten, weiß Birgit Zinöcker: „Wenn ich mir vorher nicht überlegt habe, was ich am Ende eines Arbeitstages, einer Arbeitswoche, oder am Ende eines Jahres erreicht haben will, kann ich nachher auch nicht beurteilen, ob ich meine Zeit sinnvoll verbracht habe.“
Immer im Auge behalten sollte man dabei die Effizienz und Effektivität, also erstens, die richtigen Dinge zu tun und zweitens, diese richtig zu machen. Auch das Erkennen von Zeitdieben ist wichtig. Zeitdiebe können sowohl äußere Umstände (wie Telefon, Besprechungen, Kollegen) als auch innere Zeitdiebe wie nicht „Nein sagen“ können oder Perfektionismus sein. Hat man die Gründe des Zeitmangels erst einmal erkannt, kann man mithilfe weniger Techniken daran gehen, die eigene Zeit zu beherrschen.
Den Tag planen
Es gilt also, Prioritäten zu setzen. „In unserer schnelllebigen Zeit muss immer alles jetzt und sofort sein und alles ist dringend. Somit ist uns manchmal gar nicht bewusst, dass wir viel Zeit mit dringenden, aber nicht wichtigen Tätigkeiten verbringen“ weiß die Zeitmanagement-Expertin. Das Eisenhower-Prinzip hilft, in wichtige und/oder dringende Aufgaben zu unterscheiden. Bei dieser Methode werden die Kriterien „wichtig“ und „dringend“ miteinander so kombiniert, dass vier Prioritätsklassen entstehen.
Sind die Aufgaben erst einmal eingeteilt, sollten A-Aufgaben sofort erledigt, und C-Aufgaben möglichst minimiert werden, indem man sie an andere delegiert oder „nein“ sagt. So bleibt genug Zeit, um strategisch wichtige, aber nicht dringliche Aktivitäten (B-Aufgaben) zu erledigen. Hilfreich ist es auch, Termine und Aufgaben aufzuschreiben, um so den Überblick zu behalten. To-do-Listen, Tages- und Wochenpläne helfen, die Zeit zu planen. Gleichzeitig motivieren Listen, da erledigte Punkte abgehakt werden können.
Mehr Zeit für die Dinge, die Spaß machen!
Doch was anfangen, mit der gesparten Zeit? Sollte man die gewonnene Zeit nutzen, um noch mehr Aufgaben zu bewältigen? „Im Sinne einer optimalen Work-Life-Balance, bedeutet für mich Zeit sparen, mehr Zeit für DIE Interessen, Menschen und Lebensbereiche zu haben, die einem persönlich sehr wichtig sind“, sagt die Zeitmanagement-Trainerin Birgit Zinöcker.