Rechnungen und Belege - Was wirklich draufstehen muss und wie Sie alles richtig aufbewahren

Was muss auf einer Rechnung stehen?

In Österreich kommt es darauf an, wie hoch der Rechnungsbetrag ist. Das Gesetz unterscheidet zwischen zwei Arten:

• Kleinbetragsrechnung – bis 400,00 Euro

Hier sind weniger Angaben nötig. Pflichtangaben laut § 11 Abs 6 UStG sind:

1. Name und Adresse des/der Ausstellenden
2. Datum der Rechnung (Ausstellungsdatum)
3. Liefer- oder Leistungsdatum
4. Art, Menge oder Umfang der Leistung
5. Bruttobetrag (also inklusive Umsatzsteuer)
6. Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung (z. B. „Kleinunternehmer gem. § 6 Abs 1 Z 27 UStG“)

• Rechnung – über 400,00 Euro

1. Name und Adresse des Unternehmens
2. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) des Unternehmens
3. Name und Adresse der Kundin bzw. des Kunden
4. Ausstellungsdatum
5. Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände / Art und Umfang  der Leistung
6. Liefer- oder Leistungsdatum
7. Fortlaufende Rechnungsnummer
8. Nettobetrag
9. Steuersatz
10. Steuerbetrag
11. UID- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) der Empfängerin bzw. des Empfängers nur, wenn Rechnung über 10.000,00 Euro

Digitale Belege – sind sie erlaubt?

Die gute Nachricht: Digitale Belege sind vollkommen gültig – und in der Praxis oft sogar besser. Sie können daher:

• Rechnungen als PDF speichern,
• Kassabons fotografieren,
• Belege direkt online archivieren.

Wichtig ist nur, dass die Belege:

• vollständig,
• gut lesbar und
• unverändert

gespeichert werden.

Wie lange müssen Sie Belege aufbewahren?

In Österreich gilt eine klare Grundregel: Aufbewahrungspflicht: 7 Jahre. Die Frist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

Wie archivieren Sie Belege richtig?

Eine übersichtliche und digitale Ablage spart viel Zeit und reduziert Stress bei eventuellen Steuerprüfungen.
Hier ein paar Tipps:

• Digitale Ablage: Cloud, PC, Buchhaltungssoftware – alles erlaubt.
• Einheitliche Dateinamen, z. B.: 2025-02-15_LieferantA_Monitor_299EUR.pdf
• Ordnerstruktur nach Monaten: beispielsweise 
  • 2025
    • 02_Februar
      • Einnahmen
      • Ausgaben
• Keine nachträglichen Änderungen: PDFs nicht bearbeiten – sonst verlieren sie ihre Beweiskraft.
• Regelmäßige Backups: Ideal sind zwei Speicherorte, z. B. Cloud + externer Datenträger.

Fazit