Ausbildung zum Office-Manager Ausbildung zum Office-Manager
Ausbildung zum Office-Manager

Sie denken unternehmerisch und strategisch und wollen einen Top-Job im Office? Mit der Ausbildung zum/zur Office-ManagerIn am WIFI Wien bereiten Sie sich professionell auf alle Aspekte dieses komplexen Tätigkeitsbereichs vor. Sie erlernen die dafür nötigen Management-Grundlagen, arbeiten an Ihren Personal Skills und bringen Ihr Wissen zum Office 4.0 auf den letzten Stand. Erlernen Sie Office-Management auf höchstem Niveau!

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Möglicherweise können wir Ihnen auch eine Alternative zu diesem Kurs anbieten – rufen Sie uns einfach unter +43 1 476 77-5555 an. Wir beraten Sie gerne!

12.02.2021 - 18.06.2021 Wochenendkurs
Blended Learning Kurs
Online WIFI Wien
2.150,00 EUR
zusätzliche Prüfungsgebühr: 350,00 EUR

Wochentag(e): MI FR SA
Kursdauer: 175 Lehreinheiten
Stundenplan

Währinger Gürtel 97
1180 Wien

Kursnummer: 20113010

Ausbildung zum Office-Manager

Als Office ManagerIn sind Sie die Schnittstelle zwischen vielen Unternehmensbereichen. In diesem Lehrgang erarbeiten Sie sich das Wissen, das Sie für alle Abteilungen zur kompetenten AnsprechpartnerIn macht und für die Unternehmensleitung zur Fachkraft, der komplexe Aufgaben übergeben werden können. Der Lehrgang besteht aus zwei Modulen mit Präsenzeinheiten, Distance Learning-Einheiten, die online live stattfinden, und einem Gegenstand, den Sie im Selbststudium absolvieren. 

Die beiden Module des Lehrgangs umfassen folgende Inhalte:
 
Modul 1 – Business Skills
 

  • Projektmanagement: Sie erlernen die wichtigsten Vorgehensweisen und Methoden des Projektmanagements - von der Projektdefinition, den Planungsprozessen über die Umsetzung bis zum Projektabschluss. Dabei stehen praxisorientierte Methoden wie der Projektstrukturplan, die Stakeholderanalyse, der Kommunikationsplan, die Risikoanalyse, Zeit- und Ablaufplan und die Kostenplanung im Vordergrund. Die theoretischen Inhalte werden mit praktischen Übungen kombiniert.
 
  • Prozessmanagement: Sie lernen, den Nutzen und die Bedeutung von Prozessen im gesamten Unternehmen zu verstehen, wie Sie Prozesse als wichtiges Werkzeug im modernen Office nutzen und das unternehmensinterne Prozessmanagement unterstützen, Prozesse im Unternehmen implementieren und modellieren, mit Kennzahlen managen und wie Sie Methoden der Prozessverbesserung anwenden.
 
  • Qualitätsmanagement: Sie lernen, Methoden und Werkzeuge des modernen Qualitätsmanagements kennen und anzuwenden, wie Sie das unternehmensinterne Qualitätsmanagement als Office-ManagerIn unterstützen, Anforderungen wichtiger Qualitätsnormen interpretieren, Prozesse des Qualitätswesens und der Auditierung gestalten, interne und externe Audits unterstützen und Fehlerkulturen in Unternehmen erkennen.
 
  • Strategisches Management: Sie lernen, Strategien von Visionen und Missionen zu unterscheiden, den Strategiemanagementprozess zu gestalten und zu unterstützen, strategische Evaluierungskonzepte (SWOT) und Controllingwerkzeuge (BSC) anzuwenden, und aktuelle Beispiele von Visionen, Missionen, Strategien und Balanced Scorecards hinsichtlich Aussagekraft und Brauchbarkeit einzuschätzen. 
 
  • Finanzmanagement und Controlling: Sie lernen, finanztechnische Begriffe, Grundbegriffe und Methoden der Finanzierung und Investition, die Begriffe der Gewinn und Verlustrechnung zu verstehen, einfache Deckungsbeitragsrechnungen und Break-Even-Rechnungen durchzuführen und den Unternehmenserfolg zu bewerten.
 
  • Changemanagement und Organisationsentwicklung (mittels E-Learning im Selbststudium): Sie lernen, Organisationsmuster zu erkennen, Veränderungen in Organisationen zu verstehen und zu unterstützen, Aufbau- und Ablauforganisationen zu unterscheiden und zu beschreiben, die Entwicklung von Aufbau-Organisationen zu hinterfragen und in den Kontext strategischer und operativer Veränderung zu stellen.
 
  • Das digitale Office 4.0: Sie lernen, moderne digitale Werkzeuge und Applikationen des Office-Betriebs anzuwenden, digitale Möglichkeiten für Wissensmanagement, Teamwork, die Entlastung von ChefInnen und Kommunikation zu nutzen und die Gefahren und Chancen digitaler Entwicklungen zu verstehen und einzuschätzen.
 
  • Personalmanagement: Sie erarbeiten sich Basiskenntnisse zum Thema Personalmanagement, zu Personalplanung, Personalbeschaffung, Personaleinsatz, Personalentwicklung, Personalkosten und Personalabbau. Sie lernen, welche Inhalte ein Stellen- und Anforderungsprofil enthält, welche Vor- bzw. Nachteile die externe und interne Beschaffung haben, was Personalmarketing ist und wie Sie Führungskräfte bei der Personalsuche effizient unterstützen können. Sie lernen die notwenigen Schritte beim Eintritt von MitarbeiterInnen, die Inhalte von Dienstverträgen und die Gestaltungsmöglichkeiten eines Onboarding-Prozesses kennen.
 
  • Marketing: Sie beschäftigen sich mit den Grundbegriffen des Marketings und der Bedeutung des Marketings für den Erfolg von Unternehmen, lernen den Alltag einer Marketing-Abteilung kennen, und wie eine Marketing-Strategie entwickelt wird.
 
  • Public Relations: Sie erarbeiten sich einen Überblick über die strategische und konzeptionelle Öffentlichkeits- und Pressearbeit und lernen, wie Sie PR-Instrumente bedarfsorientiert in Ihrem beruflichen Aufgabenbereich einsetzen können. Sie befassen sich mit Corporate Identity-Politik, PR-Konzeption und Methoden und Maßnahmen der internen PR, der Medienlandschaft in Österreich, dem Aufbau von Medienkontakten, dem richtigen Umgang mit Journalisten und mit den klassischen Offline-Tools wie Presseaussendung und Pressekonferenz. Sie trainieren Textieren für Presseaussendungen, für Online-PR und den richtigen Einsatz von Blogs, Facebook, Twitter & Co.
 
  • Eventmanagement: Sie lernen, wie Sie Events erlebnisorientiert inszenieren und mit strategischer Planung und professioneller Durchführung zum Erfolg führen: von Konzeption, Dramaturgie und Inszenierung, Auswahlkriterien für außergewöhnliche Event Locations, Einladungsverfahren in Print und Social Media, Kooperation mit externen Partnern, behördlichen Auflagen, Sponsoring, Event Controlling bis zu Event-Nachbereitung und aktuellen Trends in der Eventbranche.
 
  • Business English: Sie wiederholen wichtige Grammatikregeln des Englischen und üben, wie Sie Office Management-spezifische Situationen auf Englisch meistern - von Small Talk über E-Mails schreiben, „mini“ Präsentationen halten bis zu Telefonate führen.


Modul 2 – Personal Skills
 
  • Teamleadership: Sie erfahren, was produktive Teams auszeichnet und welche Konflikte Teamarbeit mit sich bringen kann: wie Konflikte entstehen und gelöst oder bearbeitet werden können. Dazu lernen Sie Grundlagen der Kommunikation, des Umgangs mit Veränderung, der Teamentwicklung, Gruppendynamik, Motivation, Führung und Organisationskultur kennen. Sie erstellen und präsentieren eine kurze Organisationsanalyse und reflektieren den Arbeitsprozess.
 
  • Erfolgsfaktor Persönlichkeit: Sie lernen, welche eigenen Erfolgspotenziale Sie haben und wie Sie diese optimieren und richtig einsetzen können. Körpersprache, verbale Kommunikation und Business Behavior im Office sind Faktoren, die Sie von der Person zur Persönlichkeit machen.
 
  • Präsentationstechnik: Sie lernen, bei Präsentationen sicher und souverän aufzutreten, wie Sie den perfekten Einstieg in Ihre Präsentation finden, durch mentale Techniken mit Lampenfieber umgehen und wie Sie Ihr Selbstbewusstsein stärken. Sie erhalten Inputs für eine lebendige und professionelle Gestaltung Ihrer Präsentation, den bewussten Einsatz von Körpersprache und Stimme, das Zeitmanagement und den Umgang mit Pannen und Störungen. Sie führen eine Probe-Präsentation über Ihre Projektarbeit durch und erhalten dazu Feedback von der Trainerin und den KursteilnehmerInnen.
 
  • Outfit für Office & Screen: Sie lernen, die branchenabhängig unterschiedlichen Dresscodes für den Joballtag kennen, diese auf die eigene Persönlichkeit abzustimmen und was Sie bei Video-Konferenzen bei Outfit, Hintergrund und Beleuchtung beachten müssen.
 
 

Nach Absolvierung des Lehrgangs:

  • haben Sie Ihre Business und Personal Skills ausgebaut und sind dadurch optimal auf Aufgaben als Office ManagerIn vorbereitet.
  • haben Sie einen Einblick in die Abläufe eines Unternehmens und das Zusammenspiel der AkteurInnen erhalten.
  • haben Sie sich Fachwissen in den Bereichen Personal-, Projekt-, Event-, Qualitäts-, Finanz- und Prozessmanagement, Marketing und Public Relations erarbeitet und können das Management in diesen Bereichen unterstützen.
  • können Sie moderne digitale Tools für die virtuelle Kommunikation und Zusammenarbeit einsetzen.
  • haben Sie Ihre sozialen und persönlichen Kompetenzen erweitert.
  • haben Sie Ihre Englisch-Kenntnisse verbessert und können sich im Büroalltag auch auf Englisch kompetent ausdrücken, E-Mails schreiben und Telefonate führen.
  • kennen Sie Techniken des Teamleaderships.
  • können Sie professionell Präsentationen gestalten und durchführen.
  • wissen Sie, worauf Sie bei Ihrem Business Outfit achten müssen.

  • Personen, die einen Karrieresprung im Unternehmen als Office-ManagerIn anstreben. 
  • Personen, die bereits Erfahrung in der Office-Assistenz mitbringen.
  • Personen, die bereits im Office-Management tätig sind und für ihr Fachwissen einen in der Wirtschaft anerkannten Nachweis anstreben. 

  • der Besuch der kostenlosen Informationsveranstaltung
  • ausgezeichnete Deutschkenntnisse
  • EDV-Kenntnisse
  • kaufmännische Grundkenntnisse
  • ein Aufnahmegespräch (Veranstaltungsnummer 20112)
  • mindestens 2 Jahre Praxis in der Assistenzfunktion (Sekretariatspraxis) oder 2 Jahre Sachbearbeiterkompetenz sind Voraussetzung und mittels Lebenslauf und Dienstzeugnissen nachzuweisen. Lebenslauf und Dienstzeugnisse können zur Informationsveranstaltung und müssen zum Aufnahmegespräch mitgebracht werden.
  • Teilnehmer der positiv absolvierten Prüfung 20411 (Office AssistentIN - WIASS) können den Lehrgang direkt buchen.

  • Sie schließen den Lehrgang mit einer Projektarbeit und einer mündlichen Prüfung ab.
  • Für Ihre Projektarbeit wählen Sie in Absprache mit Ihren TrainerInnen - und sofern möglich - ein Projekt aus Ihrem Betrieb, das Sie bereits umgesetzt haben oder umsetzen möchten und dokumentieren es so, dass Sie einen Leitfaden für seine Umsetzung schaffen. Bei der Erstellung Ihrer Projektarbeit im Umfang von 25-30 Seiten werden Sie von einem/r TrainerIn betreut. Die Projektarbeit muss bis 14 Tage vor Kursende fertiggestellt und abgegeben werden. Bitte planen Sie den Zeitaufwand dafür - zusätzlich zu den Kursterminen - ein.
  • Eine positive Beurteilung der Projektarbeit ist Voraussetzung für den Antritt zur mündlichen Prüfung.
  • Bei der mündlichen Prüfung präsentieren Sie Ihre Projektarbeit (Dauer ca. zehn Minuten) und beantworten anschließend eventuelle Fragen dazu. Danach folgt eine Prüfung über den Lehrstoff des Lehrgangs (ausgenommen dem Fach Englisch).

Bei erfolgreichem Abschluss erhalten Sie ein Zeugnis und ein Diplom. Für die Abschlussprüfung ist eine Anmeldung erforderlich. Die Prüfungsgebühr beträgt € 350.
 

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Letzte Änderung: 30.11.2020