Soziale Kompetenz im Projektmanagement: Projektziele im Team erreichen – simple, but not easy!

Big Picture am Beginn hilft, Klarheit über Ziele zu gewinnen und schafft Team Spirit

Die Startphase ist im Projektmanagement nicht umsonst als Zeitraum definiert, in der Regel mehrwöchig, bei Großprojekten sogar mehrmonatig. Ausgehend von messbaren und terminisierten Zielen gilt es, Arbeitspakete für den Weg dorthin zu skizzieren und sukzessive zu konkretisieren. Wenn Projektleitung und Projektteammitglieder zusammenkommen, sollte das Big Picture miteinander entwickelt und abgeglichen werden: Wo sehen wir die Knackpunkte? Wo die wertvollsten Ressourcen in Form von Fähigkeiten, Erfahrungen, Know-how und Stärken aller Beteiligten? Welche what-if-Szenarien sollten wir schon jetzt zu Beginn ansprechen und uns Lösungen dafür überlegen? Bzw. mit welchen Strategien begegnen wir den Herausforderungen, die wir nicht beseitigen können? Welche Hoffnungen und Befürchtungen weckt das Projekt bei den Beteiligten? Und vor allem auch bei den Stakeholdern?

Spielregeln verankern – und leben!

Spielregeln sind essenziell, um die Zusammenarbeit zu regeln und zu vertiefen. Sie werden, ähnlich dem Big Picture, am Beginn gemeinsam festgelegt. Das sorgt jedoch noch nicht für ihre Einhaltung. Sinnvolle Regeln wie die „ehestmögliche Bekanntgabe von Verzögerungen“ helfen nur, wenn sie greifbar sind. Die Projektleitung muss veranschaulichen, was damit gemeint ist – am besten, indem sie es am Beispiel demonstriert: „Wenn sich in (d)einem Arbeitspaket eine Teilleistung verspätet, dann erwarte ich, sobald dies erkennbar ist, per Mail (oder Teams Chat o.Ä.) (d)eine kurze Information samt einem Stichwort zur Erklärung. Vor allem aber möchte ich mindestens einen Vorschlag, wie du es vorhast, zu lösen. Und ob du dafür etwas von mir brauchst.“ Auf diese Weise übersetzen sich allgemeine Regeln in konkrete Handlungen. Diese  gesetzten Handlungen formen wiederum verbindliche Projektkultur.

Meetings nicht um zu reporten, sondern um gemeinsam Lösungen für Probleme zu suchen

Bis zur Digitalisierung war es noch wesentlich, sich im Team zu treffen, um Ist-Stände und Fortgang zu berichten und auszutauschen. Dieser Aspekt von Meetings ist nicht ganz verschwunden, doch längst nicht mehr der Hauptzweck.
In der wertvollen Zeit, die alle Mitglieder des Projektkernteams investieren, gilt es, einen Schatz zu heben: Teammitglieder mit verschiedenen fachlichen Hintergründen, die im Team zusammenarbeiten, können bereichsübergreifende Lösungen finden, auf die sie alleine nicht kämen.
Für die Projektleitung sind dabei Moderationstechniken wertvoll: Um kurz und knackig ein Stimmungsbild abzufragen. Um in sehr kurzer Zeit ein breites und differenziertes Meinungsbild zu erstellen. Um Optionen zu entwickeln. Und um schließlich Entscheidungen zu treffen, die von allen mitgetragen werden.

Konflikte sind unvermeidlich – und lösbar!

Dynamische Verläufe und Änderungen sind ein Wesensmerkmal von Projekten. Gesetze, Stakeholdererwartungen, Mitbewerber und vieles mehr ändern sich – oft mehrfach in einem Projekt. Meilensteine, Termine, geplante Leistungsumfänge oder Kosten müssen angepasst werden, was unweigerlich oft Ressourcenkonflikte schafft. Oder zu Zielkonflikten zwischen Projektleitung und -auftraggeber:in führt. Wenn sich Ziele ändern, ist nach Innen neue und fortlaufende Klärung von Aufgaben und Zuständigkeiten notwendig. Deshalb ist Konfliktmanagement ein ganz zentraler Baustein von sozialer Kompetenz in der Projektleitung.
Damit Sie Ihre Projekte mit ihrem Team ans Ziel bringen.

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