Ausbildung zum/zur Office-Allrounder:in

In diesem Lehrgang erarbeiten Sie sich fundierte Kenntnisse zu allen wesentlichen Büroarbeiten, die Sie als Office-Assistent:in durchführen müssen. Der Lehrgang umfasst 82 online live-Einheiten und Selbststudium auf der WIFI-Lernplattform. In rund 30 Prozent der Lehreinheiten erarbeiten Sie sich theoretisches Wissen, 70 Prozent der Lehreinheiten sind Übungen und der praktischen Anwendung Ihrer Office-Skills gewidmet. Ihre Trainer:innen begleiten Sie bei den Übungen und online live-Einheiten und geben Ihnen Feedback. Finden Sie heraus, wo Ihre Stärken im Office-Bereich liegen und wo sie sich später vielleicht spezialisieren möchten!


Modul 1 - Kommunikation

In Modul 1 lernen und üben Sie:

• was wertschätzende und kooperative Kommunikation im Assistenzbereich ist.
• wie Sie positiv, stark und klar formulieren.
• wie Sie mit positiver und konstruktiver Sprache die Kundenbeziehungen stärken können.
• welche Dos and Don´ts es im Smalltalk gibt.
• was Business Etikette ist und was Ihr Verhalten und Ihre äußere Erscheinung kommunizieren.
• was der Unterschied zwischen Selbstbild und Fremdbild ist.
• welche Methoden der Sprechtechnik (Pausen, Lautstärke, Intonation etc.) Sie bewusst einsetzen können, um gut verständlich zu kommunizieren.
• wie Sie professionell telefonieren.

• bringen Ihre Rechtschreibung up to date und lernen, modern und aktiv zu formulieren.
• lernen und üben Sie unterschiedliche Schriftstücke zu verfassen: Emails, Briefe, Angebote, Exzerpte oder Zusammenfassungen.
• lernen und üben Sie kurze Texte für Homepages oder Social Media zu schreiben.

• wie Sie mit Selbst- und Zeitmanagement Ihre Effizienz steigern.
• wie Sie Termine koordinieren.
• wie Sie Arbeitsabläufe optimieren und neugestalten können.
• worauf es bei der Hands-on-Mentalität ankommt.
• welche Ablagesysteme es gibt – analoge und digitale.
• worauf Sie bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen achten müssen.
• wie Sie Meetings, Kongresse oder Messen effizient vorbereiten.
• wie Sie Geschäftsreisen planen, organisieren und buchen.
• wie Sie Protokolle führen, Mustervorlagen dafür anfertigen und was Protokollsprache ist.
• wie Sie Checklisten anlegen.

• erarbeiten Sie sich Grundlagenwissen zu Aspekten des Wirtschaftsrechts – wie z.B. zu Kaufverträgen, Konsumentenschutz, Datenschutzgrundverordnung.
• lernen Sie, welche Arten des Zahlungsverkehrs es gibt, wie Sie online-Überweisungen durchführen, Belege organisieren und ablegen und wie Sie Einnahmen-Ausgaben-Rechnungen erstellen.
• üben Sie Prozentrechnen und Angebote vergleichen.
• lernen und üben Sie, Rechnungen zu kontrollieren und zu schreiben, Bestellungen aufzugeben und wie Sie eine Kasse führen.

Nach Absolvierung des Lehrgangs:

• haben Sie sich umfassendes Basiswissen zu Office-Tätigkeiten erarbeitet.
• verstehen Sie, wie Sie wertschätzend, klar und deutlich kommunizieren.
• haben Sie gelernt und geübt, professionell zu telefonieren und mit Kund:innen zu kommunizieren.
• wissen Sie worauf es bei professionellem Auftreten ankommt.
• haben Sie Ihre Rechtschreibung auf den letzten Stand gebracht und gelernt und geübt, verschiedene Arten von Texten zu verfassen.
• können Sie Termine koordinieren, Arbeitsabläufe einschätzen und optimieren.
• haben Sie gelernt, Protokolle zu führen und Checklisten anzulegen.
• kennen und beherrschen Sie verschiedene Ablagesysteme.
• können Sie bei der Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen, Meetings, Kongressen oder Messen unterstützen und Geschäftsreisen planen, organisieren und buchen.
• verstehen Sie für Ihre Arbeit relevante Aspekte des Wirtschaftsrechts.
• können Sie Überweisungen durchführen, Belege organisieren und ablegen und Einnahmen-Ausgaben-Rechnungen erstellen.
• können Sie Angebote vergleichen, Rechnungen kontrollieren und schreiben, Bestellungen aufgeben und eine Kasse führen.

• Alle, die sich umfassend über alle wesentlichen Aspekte des Bereichs Office Assistenz aus- oder weiterbilden möchten und Leidenschaft für Kommunikation, Organisation, Planung, Genauigkeit und Zahlen mitbringen.
• Personen, die einen einschlägigen Lehrabschluss erlangt haben und das vorhandene Wissen noch vertiefen, schärfen und ausbauen wollen.
• Absolvent:innen einer Handelsschule, eines Kollegs oder einer anderen 3-jährigen Ausbildung nach der Pflichtschule, die Ihr Wissen zum Office-Bereich praxisorientiert vertiefen möchten.
• Menschen, die bereits im Office arbeiten und eine umfassende Ausbildung dazu (inklusive Abschluss) absolvieren möchten.
• Alle, die eine umfassende Basisausbildung im Office-Assistenzbereich absolvieren möchten, um dort Fuß zu fassen.

• Gute Deutschkenntnisse. Wenn Deutsch nicht Ihre Muttersprache ist, sollten Sie Deutsch mindestens auf Niveau B2 beherrschen.
• Leidenschaft für Kommunikation, Organisation, Planung, Genauigkeit und Zahlen.
• Kaufmännisches Grundverständnis.

• einen stabilen Internetzugang (über WLAN oder besser noch über LAN);
• einen Rechner/Laptop der an einer Stromversorgung angeschlossen ist;
• sollten Sie mit einem Laptop arbeiten, evt. einen zweiten Bildschirm;
• zumindest eine einfache Form von Kopfhörern oder eines Headsets inkl. Mikrofon;
• eine Webcam (extern oder integriert);
• Stift und Papier in Reichweite.

• Der Lehrgang wird mit einer Prüfung abgeschlossen. Sie erhalten bei positivem Absolvierung der Prüfung ein WIFI-Zeugnis. Für die Abschlussprüfung ist eine Anmeldung erforderlich (Veranstaltungsnummer 204240). Prüfungsgebühr: € 150,-
• Um zur Prüfung antreten zu dürfen, müssen Sie an mindestens 75 Prozent des Lehrgangs teilgenommen haben.
• Wenn Sie die Prüfung nicht ablegen, erhalten Sie eine Teilnahmebestätigung, wenn Sie an mindestens 75 Prozent des Lehrgangs teilgenommen haben.

• Der Lehrgang umfasst 80 online live-Einheiten und Einheiten, die Sie auf der Lernplattform im Selbststudium absolvieren.
• Die Einführung in Themen kann in Form eines Webinars oder mittels Unterlagen auf der WIFI-Lernplattform erfolgen. Auch Gruppenarbeiten finden im virtuellen Raum statt.
• Die Überprüfung des Selbstgelernten erfolgt mittels Quiz und online Arbeitsaufträgen. Sie erhalten dazu auch Feedback der Trainer:innen und können in den online live-Einheiten auch Fragen stellen.
• Der Lehrgang schließt mit einer online-Prüfung ab, bei der Sie praktische Aufgaben lösen müssen.